Privacyverklaring

1. Identiteit en contactgegevens

IVC Evidensia Nederland B.V. met KvK nummer 64471128 (hierna “Evidensia NL"), hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en neemt jouw privacy serieus. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe we deze gebruiken en welke rechten je hebt met betrekking tot jouw gegevens bij Evidensia NL en aangesloten bedrijven (tezamen, "IVC," "wij," "we", "ons" of "onze"), via onze websites of andere sites waarop deze privacyverklaring staat vermeld (tezamen de "Sites").

Deze privacyverklaring is ook van toepassing op informatie die wordt verzameld wanneer je ons persoonlijk bezoekt, bijvoorbeeld in een van onze winkels, klinieken en/of dierenziekenhuizen (hierna gezamenlijk aangeduid als de "Locaties"), of wanneer je gebruik maakt van onze websites, mobiele applicaties en andere digitale platforms (hierna gezamenlijk aangeduid als de "Sites"). Daarnaast geldt deze privacyverklaring wanneer je solliciteert naar een baan bij Evidensia NL, ongeacht of dat gebeurt via onze Sites, per e-mail, schriftelijk, telefonisch of via een derde partij, zoals een wervingsbureau.

Deze privacyverklaring heeft tot doel om je te informeren over welke persoonsgegevens we verzamelen, hoe we deze gebruiken, en met wie we deze delen, ongeacht via welk kanaal of medium de gegevens worden verzameld.

Andere verantwoordelijken voor persoonsgegevens

Als je onze Sites gebruikt en op externe links klikt of onze pagina’s op sociale media bezoekt, kunnen jouw persoonsgegevens ook worden verwerkt door de aanbieders van deze diensten – bijvoorbeeld Meta (Facebook) of Twitter. Deze websites verzamelen aanvullende informatie over je voor hun eigen doeleinden, los van Evidensia NL.

2. Overzicht van verwerking van persoonsgegevens door Evidensia NL

Als organisatie verwerken wij diverse soorten persoonsgegevens om onze diensten efficiënt en rechtmatig te kunnen leveren en om transparantie te waarborgen en te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna “AVG”). In de onderstaande tabel vind je per doel van verwerking een overzicht van:

De doeleinden van de verwerking;

De herkomst van de gegevens;

Het soort persoonsgegevens dat we verwerken;

De juridische grondslag die ons toestaat deze gegevens te verwerken;

De bewaartermijn, oftewel hoe lang we de gegevens bewaren.

Doeleinden	Herkomst	Soort Persoonsgegevens	Grondslag	Bewaartermijn
Marketing	Van jou ontvangen	NAW, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, websitebezoek	Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG)	Tot intrekken toestemming of 2 jaar na laatste interactie
Uitvoeren van behandelingen en het creëren of updaten van klantgegevens	Van jou ontvangen	NAW, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, betaalgegevens, geboortedatum	Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG)	Bewaar zolang noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst
Financiële gegevens	Van jou ontvangen	Betalingsgegevens (inclusief bankrekeningnummer), aankoopgeschiedenis, betalingsgeschiedenis	Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG)	7 jaar
Beheren van e-commerce bestellingen	Van jou ontvangen	NAW, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, bestelgeschiedenis, betaalinformatie, klantnummer	Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG)	Tot 5 jaar na het laatste aankoopmoment, afhankelijk van wettelijke verplichtingen
Verstrekken van afspraakherinneringen waaronder vaccinaties	Van jou ontvangen	NAW, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer	Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG)	Tot 1 jaar na laatste herinnering of behandeling
Beveiliging van gebruikersaccounts en toegang tot diensten	Van jou ontvangen	Gebruikersnaam, wachtwoord, andere authenticatiegegevens	Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG)	Tot het einde van de overeenkomst of deactivering van het account
Werving en selectieprocessen	Van jou ontvangen	NAW, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, CV, sollicitatiebrief, motivatiebrief, gespreksverslagen	Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG)	4 weken, tenzij uitdrukkelijke toestemming om het 1 jaar te bewaren
Misdaad voorkomen of opsporen, inclusief bescherming van dierenwelzijn	Van jou ontvangen	NAW, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, betaalgegevens, rekeningnummer	Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG)	1 maand of tot het onderzoek volledig is afgerond
Registratie rechten van betrokkenen	Van jou ontvangen	NAW, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer	Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG)	1 jaar
Beheren van klachten en geschillen en fraudepreventie	Van jou ontvangen	NAW, telefoonnummer, e-mailadres, betaalgeschiedenis, bestellinggeschiedenis, schuldgeschiedenis, klacht- of geschilleninformatie	Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG)	Tot het einde van de klachtprocedure en daarna indien nodig voor juridische doeleinden
Business intelligence processen: het beheren van digitale verkooprapportages	Van jou ontvangen	NAW, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, aankoopgeschiedenis, klantnummer	Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG)	5 jaar
Beveiliging van bedrijfsruimten en systemen	Van jou ontvangen	Cameratoezicht, toegangsregistraties ter beveiliging van klinieken, medewerkers, klanten en middelen	Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG)	4 weken, tenzij een incident onderzoek is vereist

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens zoals: ras, seksualiteit, medische informatie etc.

3.Categorieën van ontvangers van de persoonsgegevens

Hieronder vind je een overzicht en nadere uitwerking van categorieën ontvangers waarmee gegevens worden gedeeld:

Categorieën van ontvangers	Omschrijving
Subverwerkers	Externe partijen die door ons zijn gecontracteerd voor specifieke verwerkingsactiviteiten en handelen onder onze instructies.
Functionaris Gegevensbescherming & Privacy Officer	Medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de bescherming van persoonsgegevens binnen Evidensia NL.
Managers	Leidinggevenden die personeelsbeslissingen nemen.
Leveranciers	Organisaties of bedrijven waarmee wij samenwerken voor de levering van goederen, diensten of producten. Hierbij kunnen persoonsgegevens van contactpersonen bij deze leveranciers worden verwerkt, zoals naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres.
Externe juristen en juridische adviseurs, incassobureaus	Professionals die ons ondersteunen bij juridische vraagstukken en de naleving van wet- en regelgeving. Hierbij kunnen persoonsgegevens van contactpersonen worden verwerkt, zoals naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres.
Financiële dienstverleners	Boekhouders en andere financiële experts die betrokken zijn bij de verwerking van betalingen, budgettering en financiële rapportages. Hierbij kunnen persoonsgegevens van contactpersonen worden verwerkt, zoals naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres.
Externe dienstverleners voor klantcontact en marketing	Organisaties die ondersteuning bieden bij klantcommunicatie, enquêtes en marketingactiviteiten of het nabellen voor vaccinatieherinneringen. Hierbij kunnen persoonsgegevens van contactpersonen worden verwerkt, zoals naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres.
Overheidsinstanties en toezichthouders	Instanties zoals belastingautoriteiten, vergunningverlenende instanties en toezichthouders, waarmee wij gegevens delen op basis van wettelijke verplichtingen. Hierbij kunnen persoonsgegevens van contactpersonen worden verwerkt, zoals naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres.
Pensioenfondsen	Fondsen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van pensioenregelingen. Hierbij kunnen persoonsgegevens van contactpersonen worden verwerkt, zoals naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres.
Verzekeraars	Bedrijven die verzekeringsdiensten aanbieden, zoals gezondheids-, aansprakelijkheids- of bedrijfsverzekeringen. Hierbij kunnen persoonsgegevens van contactpersonen worden verwerkt, zoals naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres.
IT-dienstverleners	Organisaties die IT-ondersteuning bieden, waaronder systeembeheer, hosting en onderhoud van onze IT-infrastructuur. Hierbij kunnen persoonsgegevens van contactpersonen worden verwerkt, zoals naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres.
Laboratoria en veterinaire specialisten	Specialisten, instellingen en organisaties in de veterinaire gezondheidszorg en laboratoriumdiensten. Hierbij kunnen persoonsgegevens van contactpersonen worden verwerkt, zoals naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres.

4. Internationale overdrachten

IVC Evidensia is een multinationale onderneming, waardoor sommige van onze bedrijfsprocessen buiten Nederland kunnen plaatsvinden. Wij hechten grote waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en zorgen ervoor dat deze bij internationale overdracht volgens dezelfde strenge normen als in de AVG worden beschermd. Dit doen wij door ervoor te zorgen dat het land waarin de gegevens worden verwerkt, door gegevensbeschermingsautoriteiten is erkend als een land met een passend beschermingsniveau. Wij gaan overeenkomsten aan zoals standaardcontractbepalingen (hierna “SCC's”), die door de Europese Commissie of een relevante privacytoezichthouder, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens, zijn goedgekeurd om jouw gegevens en rechten bij internationale gegevensoverdracht optimaal te beschermen.

Binnen Europa en het Verenigd Koninkrijk werkt IVC Evidensia momenteel samen met dienstverleners in de volgende landen/regio's:

Verenigd Koninkrijk

Europese Unie (EU) / Europese Economische Ruimte (EER)

Canada

Verenigde Staten

India

5. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft of jou in aanzienlijke mate kan treffen.

6. Jouw rechten

Nr.	Rechten van Betrokkenen	Toelichting
1	Recht op informatie	Je hebt recht op heldere en transparante informatie over de verwerking van jouw persoonsgegevens.
2	Recht op inzage	Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien die door Evidensia NL worden verwerkt.
3	Recht op rectificatie	Je hebt het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.
4	Recht op gegevenswissing (recht om vergeten te worden)	Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens te laten verwijderen, onder bepaalde voorwaarden.
5	Recht op beperking van de verwerking	Je hebt het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens tijdelijk te beperken.
6	Recht op overdraagbaarheid van gegevens	Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en deze door te geven aan een andere organisatie.
7	Recht van bezwaar	Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, met name bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of direct marketing.
8	Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering	Je hebt het recht om niet uitsluitend aan geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering, te worden onderworpen indien dit nadelige gevolgen heeft. Evidensia NL maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

Het indienen van een verzoek betekent niet automatisch dat we er volledig aan kunnen voldoen - sommige rechten zijn beperkt, dus er kunnen wettelijke uitzonderingen van toepassing zijn.

In sommige gevallen kan het noodzakelijk zijn dat je bepaalde persoonsgegevens verstrekt om een dienst of product van ons af te nemen, of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Als je de gevraagde persoonsgegevens niet verstrekt, kunnen wij mogelijk niet aan onze verplichtingen voldoen of de gevraagde dienst niet leveren. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat wij geen overeenkomst met je kunnen aangaan, je bepaalde functionaliteiten van onze diensten niet kunt gebruiken, of dat wij wettelijk niet in staat zijn om bepaalde transacties of processen uit te voeren.

Voor de bescherming van jouw privacy en om de nauwkeurigheid van onze processen te waarborgen kunnen wij een kopie van jouw identiteitsbewijs opvragen. Het is ook raadzaam om op de kopie aan te geven waarvoor deze bestemd is. Dit kopie wordt niet opgeslagen en zal direct na de vaststelling van jouw identiteit weer worden verwijderd. Binnen vier weken na ontvangst van jouw verzoek ontvang je een reactie van ons.

Als we een klacht niet naar wens kunnen oplossen, kan je ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je hebt te allen tijde het recht jouw toestemming voor marketingprocessen, zoals het uitvoeren van marketingactiviteiten, in te trekken. Om jouw toestemming in te trekken of andere rechten uit te oefenen, kan je een schriftelijk verzoek indienen per email via privacy@evidensia.nl

7. Contact opnemen

Om er zeker van te zijn dat Evidensia NL doet wat nodig is om jouw gegevens te beschermen, is er een functionaris voor gegevensbescherming (hierna “FG”) aangesteld, die aan het hoofd staat van een Privacy- en gegevensbeschermingsteam dat samenwerkt met lokale managers en enkele externe deskundigen. Zij zijn er om Evidensia NL te adviseren over haar wettelijke en ethische verplichtingen.

Je kan contact opnemen met de FG en het Privacy- en Gegevensbeschermingsteam door te mailen naar privacy@evidensia.nl.

Voor vragen over jouw communicatie-instellingen kan je contact opnemen met de administratie van de praktijk (persoonlijk of telefonisch), zij zullen deze dan meteen aanpassen. Indien je in de toekomst van gedachten verandert kunnen we deze instellingen opnieuw wijzigen. Door gebruik te maken van onze website of diensten, stem je in met de voorwaarden van deze privacyverklaring.

8.Klacht

Heb je vragen of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens door Evidensia NL of over deze privacyverklaring dan kun je daarvoor contact opnemen via privacy@evidensia.nlAutoriteit Persoonsgegevens.

Evidensia N behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen of bij te werken. Het is raadzaam om deze verklaring regelmatig te controleren op eventuele wijzigingen.

Laatst bijgewerkt: april 2025

[Persoonsgegevens die door een groepsmaatschappij worden verwerkt, worden ook aan andere groepsmaatschappijen beschikbaar gesteld als wij deze nodig hebben. Bijvoorbeeld om onze diensten aan u te verlenen of te ondersteunen, als wij een wettelijke verplichting hebben of als u ons uw toestemming heeft gegeven.]